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AMT Tea Break di novembre 2020 – (I) Il verbale nelle mediazioni online

Tutto nasce da alcuni di quesiti sottoposti da una socia:

  1. per la sottoscrizione del verbale online quale prassi sino ad oggi avete adottato?
  2. – nel caso, qualcuno, dovesse lasciare la riunione sulle varie piattaforme telematiche scelte dai vari Organismi, prima della sottoscrizione del verbale, cosa fareste?
  3. – firma digitale o analogica con relativa certificazione di conformità come per gli atti giudiziari?

Un altro socio ha così risposto:

Punto 1.

Il decr. 28 come sai si limita a dire che il mediatore attesta chi fra i presenti non può sottoscrivere. Il ministero s’è inventato il famoso meccanismo di invio + firma (digitale o autenticata) il tutto mitigato dalla misura COVID relativa all’”autentica” dell’avvocato. 

PRASSI QUADRA: 
1) il mediatore dà atto a verbale che Tizio e Caio sono collegati a distanza e attesta che non possono sottoscriverlo per tale ragione.
2) il mediatore spedisce poi (email normale o PEC, o altro, è indifferente) ad ognuno dei partecipanti il verbale sottoscritto da lui/lei ed eventuali presenti fisici, con preghiera di tornarglielo dopo esser stato firmato dal destinatario (i) con propria firma elettronica, meglio se in formato PADES; o se questa non è disponibile, con sua firma autografa dichiarata tale (ii) dal suo avvocato ovvero (iii) da un pubblico ufficiale. 
3) il mediatore passa files firmati a Quadra che li conserva in fascicolo.
4) se qualcuno tarda, lo si sollecita un paio di volte poi amen … ad impossibilia… (Ciò comprova, fra l’altro, il fatto che il verbale di cui l’organismo rilascia copia autentica per eventuale esecuzione non può che essere quello (e solo quello) originale, senza bisogno che sia integrato dalle varie conferme arrivate dai partecipanti – che possono come no arrivare, per tutta una serie di eventi che prescindono dalla volontà del mediatore e degli altri partecipanti, si pensi alla morte o altro evento rimbecillente che colpisca un povero partecipante nel periodo fra la sessione di mediazione e l’invio).
In altri termini non può a nostro avviso configurarsi nessuna responsabilità – né del mediatore né dell’organismo – se un partecipante non ritorna firmato il suo verbale.

Punto 2. 

Il mediatore dà atto che l’interessato non può sottoscrivere perché unito prima. Anche a questi viene comunque inviato il verbale per la firma di conferma (v. sopra)

Punto 3.

Mi pare che il primo punto abbia toccato questo. 
Ci sono due dettagli: 
a) se il cliente si collega dallo studio dell’avvocato, è facile usare il meccanismo del “È autografa”. Se invece lo fa da casa sua, può essere che l’avvocato non abbia modo o voglia di autografare, quindi in teoria non resta che l’autentica di pubblico ufficiale.
b) se un avvocato non ha la firma digitale (ce ne sono), a rigore dovrebbe andare da un notaio o in Comune per farsela autenticare. Di fatto, se ci la firma a penna, ci va bene.

 

Ne è uscita la discussione che potete seguire qui (con l’interessante spunto dello SPID, cui nessuno aveva sinora pensato) – vai il video qui.

 

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